POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM ANSØGERE TIL STILLINGER HOS CO:PLAY ADVOKATPARTNERSELSKAB
1. Generel information
1.1 Dette dokument vedrører CO:PLAY Advokatpartnerselskab, CVR-nr. 41110546, med registreret adresse Strandvejen 58, 1., 2900 Hellerup (“CO:PLAY“, ”vi” eller “os”) og fastlægger CO:PLAY’s Privatlivspolitik vedrørende indsamling og behandling af Personoplysninger (denne ”Privatlivspolitik”). Denne Privatlivspolitik dækker indsamling og behandling af Personoplysninger i forbindelse med de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik (”Personoplysningerne”).
1.2 I Privatlivspolitikken informerer vi dig om dine rettigheder samt hvordan vi behandler dine Personoplysninger. Du kan læse nærmere om dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine Personoplysninger i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og på Datatilsynets hjemmeside. Du kan tilgå nærmere oplysninger her.
1.3 Alle spørgsmål vedrørende denne Privatlivspolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal rettes til Marie Vincents på e-mail: mv@coplay.law.
1.4 Medmindre andet er anført anvender denne Privatlivspolitik definitioner af begreber som fastsat i databeskyttelsesforordningen (GDPR).
2. Behandlede personoplysninger
2.1 Behandling af Personoplysninger
Når du ansøger om ansættelse i en stilling hos os, indsamler og behandler vi de følgende Personoplysninger, som du har fremsendt i din ansøgning eller på anden måde giver til os i forbindelse med rekrutteringsforløbet:
2.1.1 Almindelige oplysninger
- Identitets- og kontaktoplysninger: for- og efternavn, fødselsdato, privat adresse, e-mail, telefonnummer og et billede af dig, hvis dette er medsendt ansøgningen;
- oplysninger om din uddannelsesmæssige baggrund, kandidatbeviser, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV;
- oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig.
2.2.2 Referencer
- Oplysninger indhentet fra referencer du har meddelt os, vi gerne må kontakte.
2.1.3 Personlighedstest
- Oplysninger i forbindelse med personlighedstest. Formålet med testen er at belyse dine personlige kompetencer, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer og adfærdspræferencer. Testen vil aldrig stå alene, men indgå idet samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen. Testen gælder kun for udvalgte ansøgere.
2.1.4 Andre oplysninger
2.2 Behandling af særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger)
2.2.1 Hvis det er nødvendigt som led i behandlingen af din ansøgning – og alt efter om du selv deler sådanne Personoplysninger med os – kan vi behandle følsomme Personoplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold.
2.2.2 Vi anmoder ikke om, at du deler andre følsomme Personoplysninger – f.eks. oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning – med os som led i ansøgningsprocessen. Vi skal generelt frabede os, at du fremsender sådanne Personoplysninger, medmindre det er efter aftale med os.
3. Formålet med behandlingen
3.1 Vi behandler ovenstående Personoplysninger med følgende formål:
(a) Rekruttering af medarbejdere
(b) For at opfylde retlige forpligtelser
4. Behandlingsgrundlag
4.1 I det følgende kan du for hvert behandlingsformål se, på hvilket grundlag vi behandler dine oplysninger:
Alle oplysninger i pkt. 2.1.1.
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med dig eller til gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt. Behandlingen fortages derfor efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Oplysninger i pkt. 2.1.2.
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indhentes fra referencer, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f, om behandling, som er nødvendig for en legitim interesse i at finde den kandidat, der er bedst egnet til stillingen.
Oplysninger i pkt. 2.1.3
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indhentes fra personlighedstest, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f, om behandling, som er nødvendig for en legitim interesse i at finde den kandidat, der er bedst egnet til stillingen.
Særligt CPR-nummer
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Formål: Opfylde vores retlige forpligtelser: punkt 3.1 (b) ovenfor.
Behandlingen foretages efter reglerne i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, og for at vi kan opfylde vores forpligtelser efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.
Særligt straffeattest
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter reglerne i databeskyttelsesforordningen artikel 10 om samtykke i forbindelse med indhentning af straffeattest.
Oplysninger i pkt. 2.2.1
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, om arbejdsforpligtelser.
Oplysninger i pkt. 2.2.2
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter en konkret vurdering. Som udgangspunkt vil behandlingen dog foretages efter indhentelse af dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra a.
Alle oplysninger i pkt. 2.1.1.
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med dig eller til gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt. Behandlingen fortages derfor efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Oplysninger i pkt. 2.1.2.
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indhentes fra referencer, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f, om behandling, som er nødvendig for en legitim interesse i at finde den kandidat, der er bedst egnet til stillingen.
Oplysninger i pkt. 2.1.3
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indhentes fra personlighedstest, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f, om behandling, som er nødvendig for en legitim interesse i at finde den kandidat, der er bedst egnet til stillingen.
Særligt CPR-nummer
Formål: Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Formål Opfylde vores retlige forpligtelser: punkt 3.1 (b) ovenfor.
Behandlingen foretages efter reglerne i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, og for at vi kan opfylde vores forpligtelser efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.
Særligt straffeattest
Formål Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter reglerne i databeskyttelsesforordningen artikel 10 om samtykke i forbindelse med indhentning af straffeattest.
Oplysninger i pkt. 2.2.1
Formål Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, om arbejdsforpligtelser.
Oplysninger i pkt. 2.2.2
Formål Rekruttering af medarbejdere: punkt 3.1(a) ovenfor.
Behandlingen foretages efter en konkret vurdering. Som udgangspunkt vil behandlingen dog foretages efter indhentelse af dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra a.
5. Modtager af personoplysninger
5.1 Vi kan overlade dine Personoplysninger til følgende relevante modtagere:
(a) Vores databehandlere på baggrund af en databehandleraftale.
5.2 I enkelte tilfælde kan det være nødvendigt at overføre personoplysninger til lande beliggende uden for EU/EØS. Ved overførsel af personoplysninger i sådanne situationer, herunder til vores samarbejdspartnere eller leverandører, behandles personoplysningerne af vores databehandlere, og behandlingen vil derfor ske efter vores instruks. Behandlingen vil som udgangspunkt ske på baggrund af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser som vores overførselsgrundlag.
6. Sletning af dine personoplysninger
6.1 Hvis du får afslag på din ansøgning, sletter vi de Personoplysninger om dig, som vi har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, når rekrutteringsprocessen af afsluttet. Rekrutteringsprocessen anses for afsluttet, når du (i) enten indgår en ansættelseskontrakt med os eller (ii) maksimalt 6 måneder efter det tidspunkt, hvor du er meddelt et afslag på ansættelse eller afslår et tilbud om ansættelse.
7. Dine rettigheder
7.1 Du er berettiget til at anmode om indsigt i og yderligere information om Behandlingen af dine Personoplysninger, eller anmode om, at vi retter, berigtiger, fuldstændiggør, sletter eller begrænser Behandlingen af dine Personoplysninger. Du er berettiget til to (2) gange om året at bede om en gratis kopi af dine Personoplysninger, som vi behandler. Vi er berettiget til at kræve et rimeligt gebyr baseret på vores administrative omkostninger, såfremt du ønsker yderligere kopier.
7.2 Du er berettiget til at få begrænset Behandlingen af dine Personoplysninger, hvis;
(a) du har anfægtet nøjagtigheden af Personoplysningerne,
(b) behandlingen er ulovlig, og du har anmodet om en begrænsning heraf,
(c) vi ikke længere har brug for dine Personoplysninger til det oprindelige formål, men vi kræver det for at etablere, udøve eller forsvare rettigheder, eller
(d) en vurdering af, hvilket hensyn, der vejer tungest i forbindelse med en anmodning om sletning er i gang.
7.3 Hvor vores Behandling er automatisk og baseret på samtykke eller opfyldelse af en aftale, har du ret til dataportabilitet. Dataportabilitet betyder, at du kan modtage Personoplysningerne, som du har givet os adgang til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og at du har ret til at overføre Personoplysningerne til en anden dataansvarlig.
8. Kontaktinformation
8.1 Ønsker du at udøve dine rettigheder, eller har du spørgsmål angående vores Behandling af dine Personoplysninger, bedes du kontakte Marie Vincents på e-mail: mv@coplay.law.
8.2 Hvis du ønsker at klage over vores Behandling af dine Personoplysninger, bedes du venligst indsende din klage til Datatilsynet. Du kan læse mere om dine klagemuligheder her.
